Cách xác định mục tiêu trong báo cáo tài chính Power BI
Đã bao giờ bạn cảm thấy mình như đang lạc vào mê cung khi đứng giữa biển số liệu tài chính chưa? Có lẽ bạn đã từng, và bây giờ thì bạn đang nghĩ: 'Ủa, cái này phải làm gì bây giờ?'. Đừng lo, việc định hình mục tiêu cho báo cáo tài chính với Power BI nghe thì có vẻ giống như đang gồng gánh cả thế giới, nhưng thực ra chỉ là như chơi lego – cũng cần một chút không gian sáng tạo và rất nhiều logic.
Đầu tiên, hãy vẽ ra mục tiêu kinh doanh rõ ràng. Hãy tự hỏi mình – thật sự tự hỏi chứ đừng hỏi chơi – rằng bạn muốn đạt được điều gì qua báo cáo tài chính. Một vài câu hỏi cơ bản như: 'Mình muốn biết tuần này lương tăng hay giảm?', hay 'Làm thế nào để biến cường độ mua sắm của khách hàng từ loanh quanh ở các trung tâm thương mại trở thành tác nhân góp vốn cho doanh nghiệp?'. Câu trả lời sẽ định hướng cho cấu trúc báo cáo của bạn, giúp nó sáng như một viên ngọc giữa bình thường hóa đến chết của số liệu. Thêm vào đó, đừng quên 'gặp gỡ nhau rôm rả' với những người có sức ảnh hưởng. Họ có thể là sếp tổng sếp phó hoặc anh chị em bạn dì ở bộ phận tài chính – vì chính họ thường là người sẽ lắc đầu 'okey' hay 'nokey' với báo cáo của bạn.
Tiếp theo, là mảnh ghép gọi là 'sạch sành sanh' dữ liệu. Nếu dữ liệu của bạn lổn nhổn như một nồi lẩu thập cẩm với SQL, Excel và những thứ chưa biết tên kia, thì công việc đầu tiên là phải tắm gội cho sạch sẽ. Hãy loại bỏ những dòng mã hóa hoặc số liệu không cẩn thận, để đảm bảo dữ liệu của bạn được 'sạch sẽ hơn cả cái mới'. Sau đó, đổ hết vào Power BI để bắt đầu việc 'thổi hồn' cho báo cáo.
Rồi thì chọn KPI như chọn người yêu: phải phù hợp, đẹp về hình thức lẫn nội dung. Hãy quyết định xem chỉ số nào quan trọng nhất cho doanh nghiệp mình – giống như khi chọn lựa xem món nào cần ưu tiên xuống bụng trong bữa ăn buffet. Các KPI về lợi nhuận, doanh thu, và dòng tiền là những cái tên mà bạn có muốn bỏ quên cũng khó có thể làm được. Đừng quên trang trí báo cáo như một bảng tin thời trang, nơi mà mọi chỉ số giống như những ngôi sao sải bước trên đường băng – tức là phải trực quan và trông ngon mắt.
Bước phân tích và diễn giải là nơi mà bạn thể hiện khả năng 'chế biến' của mình. Power BI không phải chỉ để 'sốt' dữ liệu một cách ngẫu hứng, mà là để bạn tìm ra được những câu chuyện từ những con số vô hồn. Hãy dùng khả năng phân tích của Power BI như drill-down và drill-through để đem về những trả lời sâu hơn từ dữ liệu. Và khi tất cả đã hoàn tất, hãy nhớ trở lại kiểm tra trước khi bỏ vào 'lò hâm nóng' – một chút loại bỏ lỗi có thể cứu vãn cả ngày đen tối.
Tóm lại, xác định mục tiêu cho báo cáo tài chính trong Power BI không phải là phép toán cấp độ Bách Khoa, nhưng cũng chẳng phải dễ như 'ăn kẹo'. Cần một chút kiên nhẫn, rất nhiều tư duy và cả những lần 'cười trừ chảy nước mắt' trước các thông số không thể kiểm soát. Nhưng tin tôi đi, khi bạn chạm tới dòng kết của báo cáo hoàn hảo, đó sẽ là lúc bạn bước ra khỏi cửa phòng họp với nụ cười đi kèm tiếng vỗ tay mà không cần lý do nào khác. Và hãy nhớ, trời mưa thì mới thấy cầu vồng – làm báo cáo tài chính chính là như vậy đó!
Chuẩn bị dữ liệu cho báo cáo tài chính Power BI
Rồi, mọi người đã sẵn sàng bước vào thế giới tài chính với Power BI chưa? Nói đến chuẩn bị dữ liệu mà lòng mình cứ rạo rực như đang chờ bóc quà sinh nhật ấy. Chẳng qua ai cũng biết rằng trước khi bạn chìm ngập trong biển dữ liệu, thì công đoạn này mới là màn dạo đầu đầy kịch tính.
Ai cũng tưởng rằng chỉ cần tải dữ liệu lên Power BI là xong, nhưng thực tế thì đó là cả một trường ca với đủ cung bậc cảm xúc. Đầu tiên, bạn sẽ thấy nhẹ nhàng khi thu thập dữ liệu. Cảm giác như mở tủ lạnh và tự nhủ: ''Món gì ăn được thì mang hết ra đây!''. Dữ liệu có từ nhiều nguồn lắm, nào là từ phần mềm kế toán công ty, hay thậm chí là từ mấy bảng Excel dân dã mà trưởng phòng gửi vào mail mỗi tháng.
Sau khi đã gom đủ dữ liệu, bạn cần biết cách kết nối và nhập vào Power BI. Tưởng như lắp cái USB vào máy tính, bạn cần khôn khéo như Justin Bieber mê dụng cụ sửa chữa, bảo đảm mọi kết nối đều gọn ghẽ và chắc chắn.
Tiếp đến là phần tôi cho là thử thách lòng kiên nhẫn nhất – làm sạch và biến đổi dữ liệu. Hãy tưởng tượng bạn đang dọn nhà sau bữa tiệc Ngày Tết, không trừ lại gì: dọn dẹp hết giá trị trùng lặp, nhặt nhạnh những mẩu niềm vui không hợp lệ, và sắp xếp các ngày tháng số má một cách chuẩn chỉ nhất. Điều này không chỉ giúp báo cáo sau này đẹp đến ngỡ ngàng, mà còn tạo dựng một môi trường dữ liệu lành mạnh - cái mà bấy lâu nay hacker mong ước bạn không có.
Khi mọi thứ đã lành lặn, giai đoạn kế tiếp đòi hỏi bạn dùng trí sáng tạo - thiết kế mô hình dữ liệu. Như một kiến trúc sư, bạn 'sắp xây' một cái nhà cho dữ liệu, trang trí bản vẽ sao cho tối ưu hóa việc phân tích. Thấu hiểu quan hệ giữa các bảng, viết nên những công thức DAX 'thần sầu', để khi biểu đồ hiện ra, ai cũng phải há hốc mồm khen ngợi.
Thực ra, nếu bạn đang ngồi đọc và thấy có chút gì đó hài hước, thì biết đâu thành quả cuối cùng sẽ là một trận phá lệ khổng lồ khi báo cáo ấy làm sếp xuýt xoa, giống như lý do mà một người trẻ năng động chưa bao giờ hết ngạc nhiên trước tài chính trong thời đại số. Chỉ cần nhớ rằng, dù có thế nào đi nữa, nhất định phải giữ lòng thanh thản và đặt niềm tin vào kỹ năng của mình. Bởi chỉ có bạn mới có thể làm cho thế giới báo cáo tài chính Power BI trở nên vừa hài hước lại vừa hữu ích đến vậy!
Kết nối và làm sạch dữ liệu trong báo cáo tài chính Power BI
Để mà tạo ra một báo cáo tài chính 'đỉnh của chóp' với Power BI, việc đầu tiên chính là kết nối và làm sạch dữ liệu. Đây không phải là dạng mấy bài tập dễ thương, mà nói đúng hơn là một trận chiến ái ân với những dòng dữ liệu phức tạp, giống kiểu bộ phim ‘Tây Du Ký’ – bạn là Đường Tăng và dữ liệu chính là đủ loại yêu quái đang trú ngụ khắp nơi từ Excel, SQL đến Sharepoint. Liệu bạn có vượt qua nổi không? Cùng lắc đầu bất lực và bắt đầu thôi!
Chúng ta bắt đầu với Bước 1: Kết Nối Dữ Liệu. Tôi đảm bảo là bất kỳ dân văn phòng nào cũng đã từng ngồi vắt tay lên cằm, nhìn vào màn hình mà tự hỏi: ‘Ủa đâu mới là nguồn dữ liệu mình cần nè trời?’. Power BI hỗ trợ rất nhiều nguồn dữ liệu như Excel, SQL Server, Azure, v.v. Thế nên, hãy tự mình trở thành một "thợ săn dữ liệu" sành sỏi nhé!
Mở Power BI Desktop, nhấn ngay nút "Get Data" (Lấy Dữ Liệu) như một tín đồ Amazon Prime khi đặt hàng. Nhưng thay vì giày sneaker, bạn sẽ lựa chọn từ vô vàn loại dữ liệu phong phú.
Sau khi đã lựa chọn được nguồn dữ liệu, đây là lúc bạn cần nhập thông tin đăng nhập và thiết lập kết nối. Bạn biết không? Giống như một lần phải trao đổi tên Wi-Fi nhà với bà con họ hàng xa lắc mà cả đời mới gặp đôi lần!
Tiếp theo, là đến phần mà nhiều người gọi vui là "chuẩn bị tâm lý trước bão tố": Làm Sạch Dữ Liệu. Chắc hẳn đôi lần bạn cũng đã phải tự hỏi: ‘Làm sao để xóa đi mớ dữ liệu không cần thiết này mà vẫn còn giữ lại đủ thứ?’
Thả nhẹ một chiếc quote: "Khi đời cho ta chanh, ta làm nước chanh". Power Query Editor chính là thanh kiếm thần của bạn trong trận chiến ‘làm đẹp’ dữ liệu này. Có thể, bạn cần xóa vài cột không cần thiết, đổi tên cột cho dễ thương, hoặc một kiểu dữ liệu, sao cho phù hợp nhất.
Đặc biệt, hãy coi chừng các giá trị bị thiếu – đó chính là những chiếc "bô xô" của dữ liệu, nếu nếm phải thì cảm giác cũng chẳng hề dễ chịu gì đâu! Có khi bạn cần dùng hóa đơn điện thoại để dỗ ngọt chúng bằng các phép tính toán mà Power BI mang lại.
Nếu ví các bảng dữ liệu như các phòng trong một căn nhà, thì việc thiết lập các mối quan hệ giữa chúng cũng không khác gì việc sắp xếp nội thất sao cho ai ghé thăm cũng cảm thấy dễ chịu. Với Power BI, bạn hãy kéo, thả và tạo ra những mối quan hệ trong tab "Model" để biến bảng từ tẻ nhạt thành những tác phẩm nghệ thuật đầy cuốn hút.
Một công cụ nữa không thể thiếu chính là DAX – thứ ngôn ngữ giúp tạo ra các "chiêu thức" trong phân tích. Như một nghệ sĩ biểu diễn, bạn cần khéo léo kết hợp các công thức DAX để tạo ra các measure và calculated column giúp phân tích trở nên có hồn và sắc.
Cuối cùng, đừng quên việc lưu công trình của mình lại sau những giờ ‘bầm dập’ với dữ liệu, cũng như đừng quên tối ưu mô hình để khi thực hiện phân tích sẽ dễ như uống cafe sữa đá vào mỗi sáng.
Qua tất cả những thử thách kể trên, tìm kiếm tri kỷ với dữ liệu không còn chỉ là một giấc mơ viển vông nữa mà có khả năng biến thành hiện thực. Và bây giờ, bạn đã sẵn sàng để xây dựng báo cáo với Power BI đầy sáng tạo và dí dỏm, giúp vị trí "thánh phân tích" của bạn trong lòng sếp lung linh hơn bao giờ hết!
Thiết kế báo cáo tài chính Power BI hiệu quả
Bạn đã bao giờ nghĩ rằng báo cáo tài chính có thể giống một bữa tiệc không? Ồ, đừng nhầm lẫn với kiểu tiệc tùng xả giao mà chúng ta thường chạy nhanh ra khỏi họp để tới. Nhưng đúng thế, nếu bạn làm đúng cách, báo cáo tài chính với Power BI có thể trở thành sàn diễn vui nhộn với những biểu đồ nhảy múa và các con số đọc như một bản nhạc pop.
Bắt đầu, để tránh các tình huống 'hăng hái quá hóa viêm màng não', việc đầu tiên phải xác định rõ ràng mục tiêu và ai sẽ là khán giả của bạn. Có thể là CEO khoảnh khắc đó bỗng dưng muốn khóc vì thấy chỉ số lợi nhuận giảm, hay đơn giản là kit test nhanh cho các cổ đông về tình hình tài chính. Hiểu rõ mong muốn của họ, bạn mới tự tin bày vẽ nghệ thuật Power BI một cách 'ảo diệu'.
Việc chuẩn bị dữ liệu tương tự như sơ chế nguyên liệu trước khi nấu. Nếu bạn mua được cá tươi tại cảng không phải tự hào ngầm, hãy đảm bảo chúng được làm sạch và cắt gọt gọn gàng. Power BI không thích mớ dữ liệu lộn xộn đâu, và chắc chắn bạn cũng không muốn 'sau cáo chức' khi trình bày bằng cách cắm đầu vào Excel điên cuồng.
Khi đã sẵn sàng, hãy cho giao diện của bạn lên sàn catwalk. Sắp xếp các yếu tố đẹp mắt, không quá cầu kỳ như tự hỏi "Cái này để đây thì hợp lý không ta?" Không cần biến báo cáo thành phiên bản bảng màu kính vạn hoa hiện đại, nhưng một chút màu sắc tinh tế sẽ giữ cho người xem không bị quáng gà giữa biển thông tin dày đặc.
Tiếp theo, đừng quên tạo ra các KPI tài chính nóng hổi cho báo cáo của mình. Chúng như những tấm bản đồ chỉ đường cho CEO lạc bước tìm thanh xuân giữa rừng con số. Nhà quản lý tài chính nhìn sẽ biết ngay tháng này 'hầu bao' có gọn ghẽ hay không, ban giám đốc thấy phần trăm nợ trên vốn chủ sở hữu đã lùi xa bao nhiêu...
Để tạo thêm chút hào hứng trong raport, sao bạn không thử chơi trò "bắt giọt đêm" với tính năng drill-through và drill-down? Cho phép người xem vào sâu trong chi tiết, chết mê chết mệt trong những con số ẩn giấu. Nhưng nhớ dừng lại đúng lúc, không thì họ dễ 'trầm cảm dữ liệu' mất.
Cuối cùng, 'sân khấu' đã dựng xong, hãy 'chiếu' báo cáo này cho 'khán giả' của bạn. Đảm bảo rằng mọi người có quyền truy cập và mọi khiếu nại nếu có sẽ được thấu hiểu và chỉnh sửa kịp thời. Thiết kế một sản phẩm như Power BI không phải chuyện đơn giản, nhưng cũng không dẫn đến ai 'bị úp bô' chỉ vì không biết cười trong cái khó.
Khi đã khai thác tối đa Power BI, báo cáo tài chính không chỉ giúp doanh nghiệp đứng vững, mà còn trở thành 'người đồng hành' đáng tin cậy trong mọi quyết định. Bây giờ, hãy thở một hơi dài và tự hỏi "Mình đã làm được thế này sao?". Dù sao, bạn xứng đáng một phần thưởng to lớn sau ngay cả việc chỉ cần chính mình hiểu điều mình tạo ra!
